Kodeks pracy jasno określa, że umowę o pracę zawiera się na piśmie (art. 29 § 2 KP). Ustawodawca, mimo znacznych postępów technologicznych, nie zdecydował się odstąpić od tej formy na poczet innych, bardziej adekwatnych do otaczającej nas rzeczywistości.
Co rozumieć przez formę pisemną?
Kodeks pracy nie odpowiada wprost na to pytanie, odsyłając do przepisów kodeksu cywilnego i tak, aby zachować formę pisemną wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczeń woli (art. 78 § 1 KC w zw. z art. 300 KP). W najprostszym ujęciu jest to dokument papierowy na którym złożono własnoręczny podpis (nakreślony długopisem). Pamiętajmy oczywiście, że mówiąc o własnoręcznym podpisie, chodzi o odręczny podpis osoby, która dokument podpisuje.
Na równi z formą pisemną jest traktowana forma elektroniczna, jeśli opatrzona jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem, jeżeli obydwie strony umowy o pracę (pracownik i pracodawca) posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, to mogliby umowę o pracę zawrzeć w formie elektronicznej i będzie ona zrównana w skutkach z formą pisemną.
Również, zawarcie umowy o pracę w formie aktu notarialnego będzie czynić zadość formie pisemnej.
Uwaga! Ani formą pisemną, ani formą elektroniczną nie jest forma dokumentowa (np. SMS, wymiana wiadomości e-mail czy faks).
A co w sytuacji, gdy umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej?
Kodeks Pracy nie określa sankcji niezachowania formy pisemnej. To oznacza tyle, że niedochowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności stosunku pracy. Zatem, nawet ustna umowa o pracę czy samo dopuszczenie pracownika do pracy powoduje skuteczne zawarcie umowy o pracę. Orzecznictwo Sądu Najwyższego również potwierdza, że brak zachowania formy pisemnej umowy o pracę nie czyni tej umowy nieważną (vide: wyrok SN z 20.09.1977 r., sygn. akt I PR 67/77).
W takiej sytuacji, ustawodawca nakazuje pracodawcy potwierdzenie (na piśmie) warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP) a brak zrealizowania przez pracodawcę tego obowiązku obwarowane jest sankcją w postaci odpowiedzialności wykroczeniowej zagrożonej karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Gdyby pracodawca zwlekał ze zrealizowaniem powyższego obowiązku potwierdzenia lub nie chciał go zrealizować to pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie warunków umowy o pracę na podstawie art. 189 KPC.