Co rozumieć przez formę pisemną?

Kodeks pracy nie odpowiada wprost na to pytanie, odsyłając do przepisów kodeksu cywilnego i tak, aby zachować formę pisemną wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczeń woli (art. 78 § 1 KC w zw. z art. 300 KP). W najprostszym ujęciu jest to dokument papierowy na którym złożono własnoręczny podpis (nakreślony długopisem). Pamiętajmy oczywiście, że mówiąc o własnoręcznym podpisie, chodzi o odręczny podpis osoby, która dokument podpisuje.

Na równi z formą pisemną jest traktowana forma elektroniczna, jeśli opatrzona jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem, jeżeli obydwie strony umowy o pracę (pracownik i pracodawca) posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, to mogliby umowę o pracę zawrzeć w formie elektronicznej i będzie ona zrównana w skutkach z formą pisemną.

Również, zawarcie umowy o pracę w formie aktu notarialnego będzie czynić zadość formie pisemnej.

Uwaga! Ani formą pisemną, ani formą elektroniczną nie jest forma dokumentowa (np. SMS, wymiana wiadomości e-mail czy faks).

A co w sytuacji, gdy umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej?

Kodeks Pracy nie określa sankcji niezachowania formy pisemnej. To oznacza tyle, że niedochowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności stosunku pracy. Zatem, nawet ustna umowa o pracę czy samo dopuszczenie pracownika do pracy powoduje skuteczne zawarcie umowy o pracę. Orzecznictwo Sądu Najwyższego również potwierdza, że brak zachowania formy pisemnej umowy o pracę nie czyni tej umowy nieważną (vide: wyrok SN z 20.09.1977 r., sygn. akt I PR 67/77).

W takiej sytuacji, ustawodawca nakazuje pracodawcy potwierdzenie (na piśmie) warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP) a brak zrealizowania przez pracodawcę tego obowiązku obwarowane jest sankcją w postaci odpowiedzialności wykroczeniowej zagrożonej karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Gdyby pracodawca zwlekał ze zrealizowaniem powyższego obowiązku potwierdzenia lub nie chciał go zrealizować to pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie warunków umowy o pracę na podstawie art. 189 KPC.